می‌توان گفت بسیاری از سازمان‌ها در زمینه‌های کاری مختلف در امر استفاده بهینه از داده‌های که در سیستم وجود دارد، مشکلات فراوانی دارند که بیشتر مشکلات آن‌ها در سیستم‌های همچون فروش، انبار، مالی، توسعه محصولات جدید و … است. بنابراین؛ مدیران این سازمان‌ها برای رفع مشکلات خود به استقرار هوش تجاری پرداخته‌اند چراکه از فواید استفاده از آن برای رشد، بقا، مدیریت بهینه، رسیدن به اهداف سازمان در بازار رقابتی و … آگاه هستند.

نحوه پیاده سازی هوش تجاری در سازمان

برای استقرار هوش تجاری در یک سازمان باید مراحل مختلفی را بررسی نمود که در اینجا 5 مرحله اصلی آن ذکر خواهد شد. این 5 مرحله به‌قرار زیر هستند:

  1. شناسایی اطلاعات مورد نیاز سازمان
  2. استخراج و جمع‌آوری داده‌ها از منابع اطلاعاتی موجود
  3. متمرکز کردن و سازمان‌دهی داده‌ها در یک انبار اطلاعاتی مانند انبار داده
  4. فراهم کردن ابزار تحلیلی مناسب و نمایش نتایج
  5. انجام عملیات

1. شناسایی اطلاعات هوشمند مورد نیاز سازمان

در این بخش باید بتوان نیازهای سازمان برای گرفتن تصمیمات مهم تجاری را شناسایی نمود و سؤالاتی که مدیران بخش‌های مختلف سازمان ممکن است با آن مواجه شوند و معیارهای مختلفی که جهت ارزیابی کارایی وجود دارد مورد بررسی قرار گیرد.
به‌طورمعمول اکثر این سؤالات شامل موارد زیر هستند:

  • چگونه اطلاعات تجاری مورد نیاز سازمان مشخص خواهد شد؟
  • در سازمان برای انجام کارها چه تصمیماتی باید گرفته شود؟
  • چه کسی و در چه زمانی این تصمیمات را اتخاذ خواهد کرد؟
  • در کجا باید این اطلاعات استفاده شود؟
  • آیا اطلاعات تجاری مورد نیاز سازمان هستند و امکان انجام فعالیت‌های مختلف بدون آن‌ها وجود ندارد یا اگر سازمان این اطلاعات را بداند روند انجام کارها بهتر است؟
خدمات مالیاتی

2. استخراج و جمع‌آوری داده‌ها از منابع اطلاعاتی موجود

جمع‌آوری اطلاعات و منسجم نمودن آن‌ها دارای سه مرحله اصلی است که این سه مرحله را ETL نام‌گذاری کرده‌اند. این مراحل شامل موارد زیر هستند:

  • استخراج
  • تبدیل
  • بار گزاری اطلاعات

داده‌ها در فرایند ETL از سیستم‌های مختلف استخراج می‌شوند، مانند برنامه‌های کاربردی یا پایگاه‌های اطلاعاتی و به فرمتی تبدیل خواهند شد که مانند یک مخزن اطلاعاتی یا انبار داده است و با اعمال تبدیلات ممکن بر روی آن‌ها در مخزن اطلاعاتی قرار خواهند گرفت؛ بنابراین با استفاده از فرآیند ETL نیاز به جایگزین کردن سیستم‌های قدیمی نیست.

منابع اطلاعاتی در داخل یا خارج از سازمان همچون پایگاه‌های داده، گزارش‌ها، مستندات متني، تصاوير، فايل‌هاي صوتي، جداول، صفحات وب و اطلاعات به‌دست آمده از فرآيندهايي چون SCM،CRM و ERP وجود دارند.

اطلاعاتی باید در قالب الکترونیکی استخراج شوند که نحوه الکرترونیکی کردن آن ها استفاده از موارد زیر است:

  • انواع اسکنرها
  • دوربین های دیجیتالی
  • پرس‌وجو در پایگاه‌های داده
  • جستجو در وب
  • فایل‌های موجود در کامپیوتر

3. متمرکز کردن و سازمان‌دهی داده‌ها در یک انبار اطلاعاتی مانند انبار داده

در این بخش داده‌های که به فرمتی استاندارد تبدیل شده‌اند در مخزن اطلاعات یا انبار داده قرار می‌گیرند.
بر روی داده‌ها قبل از ورود به مخزن اطلاعات عملیات پاک‌سازی انجام خواهد شد تا اطلاعات ناقص و نامربوطی که دارند حذف شوند یا در صورت لزوم به آن اطلاعات جدیدی اضافه شود.

پس اگر داده‌ها به این صورت نگهداری گردند، این امکان برای کاربر ایجاد می‌شود تا اطلاعات مورد نیازش را از یک منبع کامل استخراج کند و بر روی آن تجزیه ‌و تحلیل‌های مورد نظرش را اعمال نماید.

تمام این مسائل را به دقت بررسی می کنند و اطلاعات تجاری را جمع آوری کرده و به استقرار هوش تجاری در سازمان شما خواهند پرداخت. پیاده سازی هوش تجاری در سازمان ها کاری بسیار حرفه ای است که اگر به افرادی که در این حوزه تخصص کافی را نداشته باشندسپرده شود، ضررهای جبران ناپذیری را به همراه خواهند داشت. با این وجود؛ گروه مشاورین ACCBI با تکیه بر تجربه و تخصص در زمینه استقرار هوش تجاری در سازمان های کوچک و بزرگ و پیگیری های مستمر اطمینان خاطری را برای کسب و کار ایجاد می کنند. دیگر خدمات گروه مشاورین AccBI عبارتند از:

  • استقرار نرم‌افزارهای مالی
  • ارائه گزارشات دوره‌ای و میان دوره‌ای برای مدیران کسب‌وکارها
  • پیگیری دقیق تمامی حساب‌ها و نظارت همه جانبه به آن‌ها
  • تهیه صورت‌های مالی
  • آموزش و پروش نیروهای انسانی برای استقراردر محل کسب‌وکارها
  • مشاوره‌هایی جهت محسابه مالیات بر ارزش افزوده
  • امکان ارائه معاملات مالی در پایان هر فصل بر اساس ماده 169مکرر
  • تشکیل و بررسی اظهارنامه‌های مالیاتی (اشخاص حقیقی و حقوقی)
  • آموزش قوانین حسابداری جهت دفاعیات لازمه
  • تحریر دفاتر قانونی

4. فراهم کردن ابزار تحلیلی مناسب و نمایش نتایج

در این بخش با توجه به وضعیت و سیاست های کلی سازمان از روی داده‌های گردآوری‌شده دانش مناسبی استخراج می‌کنند که به پیش‌بینی اطلاعات مورد نیاز می‌پردازد که برای انجام این کار ابزار تحلیلی مورد نیاز است.

طراحی این ابزارها به گونه‌ای است که متخصصین تکنیکی و تجاری با زمینه‌های تخصصی گوناگون بتوانند با استفاده از آن‌ها به استخراج اطلاعات مورد نظرشان از داده‌ها بپردازند. به طور معمول اطلاعات استخراج‌شده به دو صورت هستند یا شکلی ساده دارند همچون پرس‌وجوهای که در پایگاه داده متداول است یا به‌صورت پیچیده هستند مانند استخراج الگو، عیب‌یابی یا پیش‌بینی یک پدیده خاص. تحلیلگران تجاری و تکنیکی از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کنند تابه اطلاعات دقیقی دست یابند و به تحلیل آن بپردازند و نتیجه لازم را مشاهده نمایند.

ابزارهای که در این مرحله مورد استفاده قرار می‌گیرد به شرح زیر هستند:

  • گزارش گيري
  • ابزار پرس‌وجو
  • داده کاوي

پس با استفاده از برنامه‌های کاربردی داشبوردها، اینترانت و پورتال های خارجی اطلاعات، نتایج پرس‌وجوها، گزارش‌ها به‌دست آمده و … را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

5. انجام عملیات

در این مرحله با توجه به نتایج تجزیه‌ و تحلیل اطلاعات به‌دست آمده به تصمیم‌گیری و انجام عملیات سازمانی می‌پردازند. با انجام عملیات و حصول نتایج آن، اطلاعاتی که در سازمان بر مبنای این عملیات تولید می‌شود، وارد چرخه هوش تجاری یا BI می‌گردد و نتایج به‌دست آمده از انجام این عملیات با ابزارهای هوشمند کسب و کار ارزیابی می‌شوند.

استقرار هوش تجاری در سازمان با توجه به‌اندازه سازمان و بخش های از آن که در حوزه سیستم هوشمند کسب و کار قرار خواهند گرفت در بازه‌های زمانی خاصی انجام می‌گیرد که ممکن است کوتاه یا بلند باشد.

پس به طور کلی نحوه استقرار هوش تجاری طی فرآیندی پلکانی و در بازه زمانی معینی است که موجب پیاده سازی هوش تجاری به‌صورت مطلوبی در سازمان می‌شود.