چهار نکته اساسی برای حفاظت از اطلاعات مهم شرکت
هر شرکت یا تجارتی از بدو شروع فعالیت تا رسیدن به هدف، دارای اطلاعاتی است که به عنوان سرمایه‌ی شرکت محسوب می‌شوند. بقای هر شرکت و کسب‌وکار، در گرو حفظ این اطلاعات و طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات کارآمد است.
هر شرکتی دارای اطلاعاتیست که دسترسی دیگران به آن‌ها می‌تواند منجر به سوء‌استفاده از شرکت شده و انهدام شرکت را به دنبال داشته باشد. در واقع برای حفظ اطلاعات و جلوگیری از اعمال غیرقانونی کلاهبرداران، نیازمند مدیریت صحیح این سیستم و همچنین رعایت نکاتی است که در ادامه بیشتر با آن‌ها آشنا خواهیم شد.
- اطلاعات خود را از گوگل مخفی کنید
ممکن است شنیدن جمله‌ی «گوگل حواسش به ما هست»، بسیاری از افراد را متعجب کند؛ اما این جمله عین واقعیت است. در واقع گوگل، اطلاعاتی از ما گردآوری و ذخیره میکند که نتیجه‌‌ی تاریخچه جستجو‌ها، سرچ‌های صوتی، مکان و… هستند؛ که این اطلاعات در روند بهبود عملکرد سرویس‌های گوگل، بسیار موثر هستند.
همچنین گوگل با آنالیز این اطلاعات، تبلیغات کارآمدتری را به هر کاربر نمایش می‌دهد. به عنوان مثال کاربری که بیشتر سرچ هایش در گوگل در مورد «دنیای مد» باشد، تبلیغاتی در این رابطه برای وی، بیشتر به نمایش گذاشته می شود. در این صورت، نه تنها کاربر راحت‌تر به هدفش می‌رسد، بلکه گوگل نیز به راحتی کسب در‌آمد خواهد کرد.
تمامی گجت‌های اندرویدی و آیفون، با اکانت گوگل در ارتباط هستند. از این رو همه این دستگاه‌ها، فعالیت‌های وب ، اپلیکیشن‌ها و حتی وب‌اپلیکیشن‌ها را ضبط میکنند. دیدن تمامی این اطلاعات، با ابزار My activity ممکن است. در واقع ضبط این اطلاعات به صورت پیش‌فرض روی دستگاه‌های اندرویدی و آیفون فعال است؛ اما در صورت تمایل می‌توانید با ورود به My account و از بخش personal info & privacy گزینه‌ی ضبط فعالیت‌ها را غیرفعال کنید.
- کوکی‌ها را جدی بگیرید
معمولا افرادی که با اینترنت و مرورگر‌های وب سر و کار دارند، قبلا کلمه‌ی «کوکی» را شنیده‌اند. کوکی، در واقع فایل اطلاعاتی است که به درخواست سرور روی کامپیوتر شما ذخیره می‌شود. به هنگام ورود شما به سایت، اطلاعاتی که سایت از شما دریافت کرده نظیر IP، یوزرنیم (username)، پسورد و … را در غالب یک فایل روی سیستم شما ذخیره میکند. بدین ترتیب، هنگامی که برای بار دوم به همان سایت وارد شوید، سرور از طریق فراخوانی فایل مذکور شما را شناسایی کرده و سایت را به سرعت برای شما لود میکند. ولی چگونه ممکن است این کوکی‌ها اطلاعات ما را با خطر مواجه کنند؟
در واقع امکان فراخوانی فایل کوکی که توسط مرورگر روی سیستم شما ذخیره شده است، برای سرور مهیا است؛ و به همین دلیل می‌تواند به آن‌ها دسترسی داشته باشد. به بیانی ساده‌تر با ورود شما به هر سایت، فایلی حاوی اطلاعات شما مانند: نام کاربری، پسورد، موضوعات سرچ شده، تنظیمات شخصی و… بر روی کامپیوترتان ساخته شده است که گوگل به طور کامل آن‌ها رادر اختیار دارد.
افراد سودجو، با توجه به سایت‌هایی که شما در حال بازدید از آن‌ها هستید شبکه شما را مانیتور کرده، به وسیله‌ی اطلاعات دریافتی و ارسالی اعمال مخربی را علیه شما انجام می‌دهند. جهت امنیت اطلاعات مهم شرکت، توصیه می‌شود از بخش تنظیمات، مرورگر را روی حذف کوکی‌ها بعد از زمان مشخصی تنظیم کنید. همچنین می‌توانید با ورود به بخش کوکی‌های مرورگر، همه یا تعدادی از آن‌ها را حذف کنید.
- شبکه را ایمن‌سازی کنید
هکرها همیشه با هدف به دست آوردن اطلاعات خصوصی، به شبکه‌ها هجوم می‌آورند. افزایش ایمنی سیستم می‌تواند دسترسی هکرها به اطلاعات محرمانه شما را محدود کند. امنیت اطلاعات مهم شرکت، مستلزم محافظت پیشرفته‌ای است که به وسیله‌ی انواع نرم‌افزار و سخت‌افزار قابل اجرا است.
«دیواره‌ی آتش یا firewall » سیستمی است که به منظور جلوگیری از نفوذ هکرها و افراد سودجو طراحی شده است. این سیستم، با انتقال بسته‌های اطلاعات بین شبکه‌ها، مسیریابی آن‌ها و همچنین کنترل ترافیک ورودی و خروجی به شبکه، دسترسی ها را محدود می کند.
بدین ترتیب هر کاربر اجازه دسترسی به بخش خاصی از سیستم را دارد. به عنوان مثال، شما می‌توانید به وسیله سیستم فایروال خود در ساعت مشخصی، برای کاربری که در شبکه داخلی شما قرار دارد، اجازه‌ی دسترسی را صادر کنید.
یکی از راه‌های امنیت اطلاعات مهم شرکت، استفاده از سیستم تشخیص نفوذ است که به اختصار IDS نیز خوانده می‌شود. این سیستم در صورت بروز مشکلی که ممکن است امنیت شبکه را به خطر بیندازد، هشداری را برای مدیریت سیستم ارسال میکند.
به‌کارگیری IPS نیز یکی از راه‌های اساسی در امنیت اطلاعات مهم شرکت محسوب می‌شود. این سیستم در جهت افزایش امنیت شبکه یک گام از IDS جلوتر است. این جمله بدان معنا است که IPS پس از تشخیص هر گونه عملیاتی که منجر به نفوذ به شبکه می‌شوند، ضمن ارسال هشدار به مدیریت، از آن جلوگیری میکند.
- فعالیت‌های داخلی شرکت را کنترل کنید
هر شرکت، دارای اطلاعاتی است که جز مدیران ارشد شرکت کسی از آن‌ها با خیر نیست. اما با این حال، بسیاری از اطلاعات نیز هستند که در دسترس کارمندان نیز قرار داده شده و با توجه به آن اطلاعات کار را انجام می‌دهند.
این اطلاعات در واقع فرمول موفقیت آن شرکت محسوب می‌شوند. در بسیاری از مواقع، کارمندان این اطلاعات را از طریق سایت‌ها یا شبکه‌های اجتماعی انتقال می‌دهند؛ بدین ترتیب دسترسی رقبا را به این اطلاعات ممکن میکنند. جهت جلوگیری از این اتفاق و امنیت اطلاعات مهم شرکت از دسترسی رقبا، بهتر است راه‌حلی کارآمد اتخاذ شود.
یکی از راه‌حل‌های عالی، راهنمایی از گروه مشاورین AccBI است که با تکیه بر دانش و تجربه، امین اطلاعات مهم هر شرکت و ارگانی باشند. از همین رو؛ با بهره‌گیری از هوش تجاری تمامی اطلاعات و داده‌های شرکت را بررسی میکنند و در مسیری که بیشترین بازده و امنیت را دارد، راهبردهای اساسی را تبیین میکنند.
دیگر خدماتی که گروه مشاورین AccBI ارائه می‌دهند شامل:
- طراحی نرم‌افزار مالی و حسابداری متناسب با نوع فعالیت
- محاسبه سود و زیان ناشی از قراردادها و محسابه گزارشات هر دوره
- تعلیم نیرو انسانی در جهت پیش‌برد مسائل مالی (تمام وقت یا پاره وقت)
- بررسی سندهای حسابداری و چگونگی ثبت هر کدام
- تامین صورت‌های مالی و مسدود کردن حساب